Zasada konkurencyjności. Część 2.

Jak przygotować zapytanie ofertowe?

Błędy w realizacji zamówień należą do najczęstszych przyczyn korekt finansowych w projektach. Zadbaj o prawidłowe przygotowanie zapytania ofertowego i jego upublicznienie. Zapewnisz sobie w ten sposób napływ dobrych ofert i uchronisz się przed uznaniem wydatków za niekwalifikowalne.

Jako beneficjent realizujący projekt współfinansowany z RPO WM 2014-2020 wydatki musisz ponosić nie tylko zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowanie, wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków, ale również zapisami ustaw, w szczególności ustawy o finansach publicznych.

W pierwszym artykule poświęconym zasadzie konkurencyjności dowiedziałeś się, co decyduje o wyborze procedury, w której dokonywać będziesz zamówień. Określiłeś swój status zamawiającego i oszacowałeś wartość zamówienia i już wiesz, że zastosujesz procedurę zgodną z zasadą konkurencyjności. Uwaga! Przypominamy: od 23 sierpnia 2017 r. obowiązują nowe Wytyczne (Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, Podrozdział 6.5.2.), które obejmują wszystkie programy – zarówno krajowe, jak i regionalne.

Procedurę zasady konkurencyjności rozpoczynasz od prawidłowo sporządzonego zapytania ofertowego. Jeśli je solidnie przygotujesz i dochowasz zasad, nie będziesz musiał obawiać się korekty finansowej, czyli uznania wydatków za niekwalifikowalne.

Chodzi nie tylko o prawidłowe przeprowadzenie procedury. Uświadom sobie, że porządne przeprowadzenie zamówienia pozwoli wyłonić dobrą ofertę, która zagwarantuje Ci dobrego wykonawcę dostaw, robót budowlanych lub usług. Od tego zależy przecież uzyskanie zakładanych w projekcie rezultatów. Warto zatem, aby ubiegającym się o zamówienie czytelnie przedstawić warunki udziału w postępowaniu i kryteria oceny ofert. To pozwoli im podjąć właściwą decyzję (składać ofertę czy nie), prawidłowo przygotować ofertę i zawrzeć w niej oczekiwane przez Ciebie informacje. Dzięki temu szybciej i łatwiej dokonasz obiektywnej oceny i wybierzesz tego wykonawcę, który uzyska najwyższą liczbę punktów, a zatem zagwarantuje najlepsze warunki realizacji zamówienia.

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe:

  • opis przedmiotu zamówienia
  • warunki udziału w postępowaniu, a także opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia (przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe)
  • kryteria oceny oferty
  • informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty
  • opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty
  • termin składania ofert
  • termin realizacji umowy
  • informację na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych

W zapytaniu mogą się też znaleźć warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia (o ile przewiduje się możliwość dokonywania zmian). Gdy jako zamawiający dopuszczasz możliwość składania ofert częściowych, również musisz o tym poinformować. W przypadku dopuszczenia ofert wariantowych powinieneś także opisać minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny.

Jednoznaczny opis przedmiotu zamówienia

Twoim zadaniem jest teraz opisanie przedmiotu zamówienia. Przepisy mówią, że należy to zrobić „w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty”. Jednoznaczność oznacza takie poinformowanie potencjalnych wykonawców, które nie pozwala na dowolność interpretacji. Pamiętaj: wszelkie wątpliwości, niejasności i nieprecyzyjności w opisie przedmiotu zamówienia należy tłumaczyć na korzyść wykonawcy.

Co nie może znaleźć się w opisie? Opis powinien być pozbawiony odniesień do określonego wyrobu, źródeł pochodzenia, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia. Dopuszcza się wyjątek zastosowania takiego odniesienia, gdy jest to uzasadnione przedmiotem zamówienia i zamawiający dopuści rozwiązanie równoważne. Oba warunki należy spełnić łącznie.

W zapytaniu ofertowym warto umieścić informację o zakresie dopuszczalności powierzenia do realizacji części zamówienia podwykonawcom. Stosownie do wykładni przepisów Pzp, w sytuacji, gdy zamawiający nie skorzysta z uprawnienia do zastrzeżenia obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę niektórych części zamówienia, wykonawca będzie mógł powierzyć wykonanie całości zamówienia podwykonawcy lub podwykonawcom.

Warunki i kryteria

Podobnie jak opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu oraz kryteria oceny ofert sformułuj w taki sposób, aby zapewnić uczciwą konkurencję. Określenie w zapytaniu ofertowym warunków udziału w postępowaniu ma na celu sprawdzenie, czy potencjalny wykonawca jest zdolny do wykonania przedmiotu zamówienia z należytą starannością, ale pamiętaj: warunki stawiane wykonawcy nie powinny w sposób nieuzasadniony prowadzić do ograniczenia konkurencji. Nie formułuj warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia. Jeśli zobowiązuje Cię do tego umowa o dofinansowanie projektu lub inne przepisy, uwzględnij w zapytaniu ofertowym aspekty społeczne i zastosuj kryteria premiujące np. oferty podmiotów ekonomii społecznej lub zakładające zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami czy bezrobotnych.

 

Jeśli opracowujesz warunki udziału w postępowaniu i chcesz wiedzieć, które z nich są niedopuszczalne, kliknij.

 

W przypadku zasady konkurencyjności cena może wprawdzie być jedynym kryterium oceny ofert, ale wskazane jest, byś zastosował też inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Wśród nich mogą być: jakość, funkcjonalność, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia, koszty eksploatacji oraz organizacja i kwalifikacje zawodowe. W sytuacji, gdy zastosujesz różne kryteria oceny ofert, cena – jako jedno z nich – nie musi być dominująca. Powinna jednak wpływać na ocenę oferty. Przypisz takie wagi do poszczególnych kryteriów, abyś uzyskał jak najkorzystniejszą ofertę na realizację zamówienia.

Pamiętaj o określeniu, w jaki sposób będą przyznawane punkty za spełnienie danego kryterium, np.:

Kryterium: cena 1) Punktacja: do 60 2) Sposób przyznania punktacji za spełnienie kryterium: Stosunek ceny najniższej oferty do ceny badanej oferty, mnożony przez 60 Kryterium: okres gwarancji 1) Punktacja: do 40 2) Sposób przyznania punktacji za spełnienie kryterium: • niska – 0 pkt. • dostateczna – 10 pkt. • dobra – 25 pkt. • bardzo dobra – 40 pkt. W przypadku, tego kryterium wskaż, w jaki sposób zamierzasz badać jakość wykonania dostaw lub usług. Zatem przedmiot zamówienia powinien zgodnie z tym kryterium otrzymać punkty za posiadanie dodatkowych cech niż minimalne wymogi określone w opisie przedmiotu zamówienia, których niespełnienie przez wykonawcę będzie skutkowało odrzuceniem oferty.

Wyznacz terminy

Termin na składanie ofert w przypadku postępowania zgodnego z zasadą konkurencyjności jest uzależniony od przedmiotu i wartości zamówienia. Wynosi on co najmniej 7, 14 lub 30 dni. Należy go liczyć od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Jak wyznaczyć termin na składanie ofert: nie mniej niż 7 dni: dla dostaw i usług o wartości szacunkowej niższej niż 209 000 euro nie mniej niż 14 dni: dla robót budowlanych o wartości szacunkowej niższej niż 5 225 000 euro nie mniej niż 30 dni: dla zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5 225 000 euro w przypadku zamówień na roboty budowlane, dla zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 209 000 euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi.

W kolejnym odcinku z tego cyklu dowiesz się, jak upublicznić zapytanie ofertowe oraz w jaki sposób należy dokonać wyboru wykonawcy i ogłosić wyniki z postępowania.

Opracował Jerzy Gontarz na podstawie „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020” i przy współpracy z Marią Wiro-Kiro, głównym specjalistą w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie.