Wytyczne w zakresie kwalifikowalności

Co się zmieniło

 

Pod koniec sierpnia br. weszły w życie znowelizowane regulacje dotyczące kwalifikowalności wydatków ponoszonych z funduszy unijnych. Kilka zmian dotyczy przedsiębiorców realizujących zarówno projekty inwestycyjne, badawcze, jak i miękkie. Zobacz, na czym polegają, by uchronić się przed uznaniem wydatków w Twoim projekcie za niekwalifikowalne.

Nowelizacja Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: wytyczne) jest konsekwencją zmian procedowanych i wprowadzonych do tzw. ustawy wdrożeniowej.

Kwalifikowalność podatku VAT

Zmiany polegają na przeniesieniu do treści wytycznych interpretacji Komisji Europejskiej. Zgodnie z nimi, podatek VAT stanowi wydatek niekwalifikowalny zawsze, gdy produkty będące efektem realizacji projektu będą wykorzystywane przez jakikolwiek podmiot do działalności opodatkowanej, uprawniającej do ubiegania się o zwrot VAT. Sytuacja ta częściej będzie dotyczyć gmin (tu w grę wchodzi także problematyka centralizacji rozliczeń VAT w JST) i organizacji pozarządowych. Podatek VAT będzie niekwalifikowalny, gdy np. infrastrukturę budowanego za fundusze unijne inkubatora technologicznego będą wykorzystywać firmy do działalności podlegającej opodatkowaniu i mające prawo do odzyskania VAT. Łatwo sobie wyobrazić także przedsiębiorcę niebędącego płatnikiem VAT, dokonującego inwestycji, z której efektów następnie będą korzystać w swej działalności podmioty uprawnione do odliczenia VAT.

Ponadto w wytycznych wprowadzono zapis, zgodnie z którym instytucje zarządzające programami mogą ograniczyć kwalifikowalność VAT w wybranych obszarach programu, np. w zakresie osi priorytetowych, działań, rodzajów projektów, typów beneficjentów, a nawet w odniesieniu do poszczególnych projektów. Ten zapis z jednej strony może wywoływać wątpliwości, gdyż istnieje ryzyko znacznego podwyższenia kosztów realizacji projektów. Jednak z drugiej strony może w przyszłości uchronić wnioskodawcę od konieczności zwrotu części otrzymanego dofinansowania powiększonego o odsetki.

Upublicznienie zapytania ofertowego

Zasadzie konkurencyjności poświęciliśmy cykl artykułów („Wybór procedury”, „Jak przygotować zapytanie ofertowe?”), które wyjaśniają, kto i kiedy powinien się do niej stosować. Jest ona dokładnie opisana w wytycznych (sekcja 6.5.2). Podmioty spoza sektora finansów publicznych – czyli przedsiębiorcy i organizacje pozarządowe – są wprawdzie zwolnione ze stosowania Prawa zamówień publicznych, ale przy zamówieniach o wartości netto przekraczającej 50 tys. zł muszą stosować zasadę konkurencyjności. Łączy się ona m.in. z koniecznością przygotowania i ogłoszenia zapytania ofertowego. Ujednolicono sposób publikacji zapytań ofertowych. Upubliczniasz je poprzez umieszczenie w bazie konkurencyjności. Gdyby doszło do zawieszenia działalności bazy (musiałby to potwierdzić odpowiedni komunikat ministra rozwoju), zapytanie umieszczasz na stronie internetowej wskazanej przez instytucję, z którą zawierasz umowę o dofinansowanie (od 1 stycznia 2018 r. będzie to strona właściwa dla RPO WM). Jeżeli chcesz rozpocząć realizację projektu (na własne ryzyko) po złożeniu wniosku, a jeszcze przed jego oceną i podpisaniem umowy o dofinansowanie, formalnie nie masz statusu beneficjenta, więc nie będziesz mógł się zarejestrować w bazie konkurencyjności. W takiej sytuacji ogłoszenie powinno być upublicznione na stronie wskazanej przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych. Niedopełnienie tego obowiązku może się wiązać ze zmniejszeniem wnioskowanego dofinansowania. Pamiętaj, że upublicznienie zapytania ofertowego oznacza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia w ramach projektu. Takie same zasady obowiązują w przypadku ogłaszania wyników postępowania.

W znowelizowanych wytycznych dopuszczono możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa (sekcja 6.5.2, pkt. 6). Przy czym będziesz musiał przesłać informacje uzupełniające do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności. Należy to zrobić w terminie umożliwiającym przygotowanie i złożenie przez niego oferty.

Uproszczone metody rozliczania kosztów pośrednich

Uproszczone metody rozliczania mają szerokie zastosowanie w przedsięwzięciach finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego. W tym okresie programowania taką możliwość wprowadzono również do projektów finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Uproszczone metody rozliczania obejmują koszty pośrednie, a więc takie, które są ponoszone w związku z realizacją projektu, ale nie dotyczą bezpośrednio jego głównego przedmiotu. To spore ułatwienie zarówno dla beneficjentów, jak i dla instytucji zarządzającej. Maleją bowiem obciążenia administracyjne związane z rozliczaniem projektów. Informację o tym, czy i które koszty mogą być rozliczane metodami uproszczonymi, znajdziesz w regulaminie konkursu.

Jeśli regulamin konkursu dopuści możliwość rozliczania wydatków metodą uproszczoną, jako wnioskodawca dokonujesz wyboru sposobu rozliczania wydatków we wniosku o dofinansowanie projektu. Pamiętaj, że w trakcie realizacji projektu nie będziesz miał już możliwości przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków kwalifikowalnych (wybrane koszty bezpośrednie do kategorii wydatków stanowiących koszty pośrednie i odwrotnie).

Personel i wykonawca

Doprecyzowano pojęcia personelu projektu oraz wykonawcy. Z definicji personelu projektu zostały wyłączone osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne. Według obecnego kształtu wytycznych, personelem projektu są tylko osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie stosunku pracy, osoby samozatrudnione w rozumieniu wytycznych (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentami projektów), osoby współpracujące oraz wolontariusze. Osoby angażowane do realizacji zadań w projekcie na podstawie stosunku cywilnoprawnego od dnia wejścia w życie wytycznych nie będą traktowane jako personel projektu, a będą wykonawcami usługi zleconej przez beneficjenta.

Prawo nie działa wstecz. Ważna jest data zawarcia umowy cywilnoprawnej. Jeśli nastąpiło to przed 23 sierpnia 2017 r. lub jeżeli wydatek został już poniesiony przed tą datą, to osoba ta jest nadal traktowana jako personel projektu.

 

Terminy

Na przykładzie personelu projektu łatwo wywnioskować, że nie wszystkie zmiany od razu zaczęły obowiązywać beneficjentów realizujących projekty.

Ponieważ znowelizowany dokument wszedł w życie 23 sierpnia 2017 r., do postępowań wszczętych przed tym dniem należy stosować wersję wytycznych obowiązującą od 14 października 2016 r. do 22 sierpnia 2017 r.

Zapisy aktualnego dokumentu obowiązują postępowania wszczęte 23 sierpnia 2017 r. i później.

W przypadku oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia danego kosztu.

Natomiast do oceny prawidłowości postępowań stosuje się wersję obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania.

 

Jerzy Gontarz